15 MỤC CẦN CÓ TRONG BÁO CÁO NGÀY CỦA GIÁM SÁT CÔNG TRÌNH
Một công trình xây dựng có chất lượng tốt hay kém, đảm bảo an toàn hay không phụ thuộc rất lớn vào tính chuyên nghiệp và trách nhiệm của người kỹ sư giám sát.
Giám sát viên công trình là người chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi, kiểm soát hệ thống tài liệu, hệ thống tiêu chuẩn, quy trình, tiến độ theo kế hoạch, nhân công, các vấn đề an toàn lao động của công trình thi công theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành, đảm bảo tiến độ xây dựng và vấn đề an toàn lao động.
Một trong những tài liệu cần thiết của giám sát công trình là phải thường xuyên ghi nhật ký công trình, báo cáo ngày để theo dõi tiến độ, hoạt động xây dựng tại công trình.
Ảnh minh họa: Nguồn internet
Dưới đây là chia sẻ của chị Trần Thị Thảo – Chỉ huy trưởng (CHT) của Công ty Cổ Phần Siêu Chung Kỳ (SCK) tại Dự án Bitexco về 15 mục căn bản cần ghi lại một cách nhất quán trên mỗi báo cáo hàng ngày. Theo chị Thảo, mỗi dự án đều có một mẫu báo cáo hàng ngày và bản báo cáo hàng ngày này nên có tối thiểu 15 mục như sau:
1. Thời gian
Ghi rõ giờ – ngày – tháng – năm. Đây là điều không thể thiếu trong bản báo cáo hàng ngày. Việc này sẽ giúp bạn theo dõi, ghi nhận lịch sử công việc và xác định báo cáo theo ngày một cách dễ dàng.
2. Thời tiết
Ghi lại thời tiết trong ngày tại địa điểm thi công, có thể bao gồm thông số về nhiệt độ sáng, chiều, tối, có mưa, bão hay không; có thay đổi thường xuyên trong ngày hay không; xác định yếu tố khách quan có thể tác động đến điều kiện tổ chức thi công.
3. Địa điểm
Đây là mục rất quan trọng để biết vị trí làm việc của từng công việc và nhân sự cụ thể trong dự án.
4. Khối lượng công việc đã hoàn thành
Hãy bám sát báo cáo hàng ngày với các công việc trên bảng kế hoạch, đánh dấu những công việc đang bắt đầu, đã hoàn thành, đang thực hiện và những công việc lẽ ra đang phải thực hiện mà đang tạm dừng.
5. Danh sách nhân sự tham gia thi công & các vấn đề an toàn lao động
Hãy lưu lại danh sách nhân sự tham gia thi công, tổ thợ và từng nhà thầu phụ có mặt tại công trình cũng như số lượng công nhân làm việc, trang phục, thiết bị bảo hộ ATLĐ được trang bị ngày hôm đó.
Các vấn đề an toàn lao động cũng rất quan trọng, cần được ghi chép cẩn thận ở mục này.
Mô tả chi tiết và lập biên bản các sự cố, hư hỏng, tai nạn lao động và biện pháp khắc phục, xử lý trong quá trình thi công xây dựng công trình (nếu có). Với vai trò là người viết báo cáo hàng ngày, bạn hãy ghi lại thời gian và địa điểm xảy ra vụ việc, cũng như tường trình lại những hành động đã diễn ra.
Ảnh minh họa: Nguồn internet
6. Thời gian làm việc thực tế
Hãy lưu lại giờ giấc làm việc của đội ngũ tham gia thi công. Ngoài ra, ghi lại số giờ mà nhân sự không làm việc và lý do vì sao. Điều này sẽ rất quan trọng khi đánh giá năng suất. Nếu bạn thiếu sót mục này, bạn sẽ không thể đánh giá năng suất cũng như năng lực của đội ngũ thi công thông qua việc ghi chép thời gian làm việc của họ.
7. Thiết bị đang sử dụng và/ hoặc không sử dụng
Cần có bảng danh sách thiết bị và ghi chép chi tiết (cụ thể) tên các thiết bị đang được vận hành bởi ai/ đơn vị nào và tình trạng thiết bị nào còn tốt hoặc đang để không. Việc này cần thiết cho việc đánh giá năng suất hoặc hỗ trợ một yêu cầu phát sinh và đảm bảo tiến độ công việc.
8. Các yếu tố có thể gây chậm tiến độ (Cảnh báo tới các đầu mối liên quan)
Công việc có đang bị ảnh hưởng bởi thời tiết? Ai được giao thực hiện công việc này mà không thể làm? Phát sinh hạng mục bể nước ngầm trong khi không được chỉ định thi công trong kế hoạch và đã làm trì hoãn hoạt động thi công? Phải chăng thợ mộc không hoàn thành công việc và gây trì hoãn công tác sơn hoàn thiện? Mọi nguy cơ trì hoãn cần được ghi chép lại… để có giải pháp và phương án giải quyết.
9. Các hoạt động, sự kiện quan trọng
Bạn cần ghi lại các lưu ý liên quan đến các hoạt động, sự kiện quan trọng diễn ra tại khu vực của dự án, ví dụ như: yêu cầu không được gây tiếng ồn trong ngày lễ tốt nghiệp tại trường học, hay ngày giao vật liệu trùng với ngày cấm đường,… Đây là những thông tin quan trọng trong báo cáo hàng ngày của Giám sát để kịp thời điều chỉnh kế hoạch công việc cho phù hợp.
10. Hoạt động của bên thứ ba (Nhà thầu khác, thầu phụ,…)
Bất kỳ loại hoạt động của bên thứ ba ảnh hưởng đến dự án cũng nên được ghi lại tại phần này trong báo cáo hàng ngày của bạn. Nếu có yêu cầu phối hợp với bên thứ ba thì cần họp thống nhất, xác nhận kế hoạch, trách nhiệm trước khi làm.
11. Biên bản các cuộc họp
Biên bản các cuộc họp cần ghi các hạng mục sau (nếu có): danh sách công việc hàng ngày liên quan đến công tác quản lý chất lượng QA/QC; công tác phê duyệt vật liệu, bản vẽ; công tác chuẩn bị thủ tục nghiệm thu; lịch mời Tư vấn giám sát nghiệm thu,… từ đó có cơ sở để giám sát việc thực hiện của các CBCNV. Ngoài ra, trong cuộc họp còn có những quyết định mới được đưa ra, điều này cũng cần được ghi chép lại đầy đủ.
12. Định hướng từ lãnh đạo cũng như các cuộc thị sát (duyệt hoặc không duyệt) cần phải được ghi chép lại để điều hành công việc, nhân sự kế hoạch cho đúng các mục tiêu tiến độ/ chất lượng.
13. Việc tập kết vật liệu, giao nhận hàng hóa
Các thông tin cần được ghi lại trong mục này như tên hàng, khối lượng hàng đã được giao,… Ngay cả với vai trò là tổng thầu và bạn không phải là người ký, bạn cũng nên ghi chép lại việc giao nhận hàng, ai đã ký và nơi tập kết hàng hóa.
14. Việc kiểm tra hoặc tham quan công trình của Thanh tra, Ban QLDA, Tư vấn giám sát, Chủ đầu tư
Ghi lại những ý kiến, yêu cầu của Thanh tra, Ban QLDA, Tư vấn giám sát, Chủ đầu tư trong quá trình kiểm tra/ tham quan công trình. Hoàn thiện các căn cứ pháp lý, các văn bản yêu cầu chỉnh sửa hoặc phát sinh, yêu cầu về chất lượng,… là các cơ sở để sản xuất, thi công, nghiệm thu và thanh quyết toán sau này.
15. Người tham gia viết nhật ký/ cấp liên quan ký
Hãy cho nhân viên của bạn biết rằng, họ chính là nhân chứng sống. Những gì họ cam kết có thể không đúng so với những gì họ viết trong báo cáo hàng ngày. Việc này rất quan trọng để bám sát thực tế.
Báo cáo được tạo ra hàng ngày, vì thế cần có đầy đủ các mục được nêu ở trên để các nhà quản lý dự án có các thông tin hữu ích trong việc giám sát công việc và theo dõi hoạt động của đội ngũ thi công công trình.
Nguồn: Traunerconsulting
